CONCEPTO DE ARCHIVO

Hay muchas definiciones que sobre archivo se pueden encontrar, pero todas incluyen los siguientes aspectos:

Conservación ordenada de documentos

Facilidad de consulta

Servicio

Las mismas características de un documento de archivo, servirán para elaborar la definición de archivo.

Se puede, entonces, hablar de archivo como un conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo general institucional, que una vez que han cumplido su trámite, se deben conservar orgánicamente, esto es, dentro de la sección responsable de su trámite, en el mismo orden en el que se formó el expediente (orden natural) e integralmente para que garanticen la continuidad de los hechos o actividades y las actuaciones administrativas y que será consultado posteriormente con fines administrativos, legales o historícos. Este ordenamiento se conoce en archivística como el principio de procedencia.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

• Ser la memoria corporativa. Todas las personas tienen una visión distinta de los hechos de la empresa. La memoria de la empres no debe depender de la memoria fugaz de las personas. 

• Soportar la toma de decisiones. Las organizaciones dependen de los documentos del pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar ventaja del pasado. Una buena decisión siempre requiere de una buena información. Por lo tanto, las rutinas y decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos requieren información registrada que se encuentra en los documentos.

• Proveer soporte para posibles reclamaciones. Es decir, poder facilitar en un momento dado la información requerida para defender los intereses de la institución ante los órganos del gobierno o ante reclamación de particulares.

•  Contribuir a la eficiencia de la empresa. La frustración e ineficiencia ocurren cuando la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluar alternativas.

• Cumplimiento de requisitos legales y normativos. Muchas instituciones deben cumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención de documentos. El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicios económicos.

• Preservar la historia de la empresa. Los documentos registran la información del pasado, para el futuro. La pérdida de documentos distorsiona y altera la realidad, porque se tendrá que partir de supuestos.

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su concepción. Que se fijen como mínimo los siguientes objetivos.

• Reunir ordenadamente los documentos de archivo.
• Asegurar una perfecta conservación de la información.
• Permitir una rápida localización de la información.
• Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.